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ARCHIVÉ - Vérification des procédures de démarcation de l’encaisse en fin d’exercice 2007-2008

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Rapport de vérification interne

Octobre 2008

Table des matières

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Sommaire

Contexte

Depuis 2001, le gouvernement du Canada établit ses rapports sur les états financiers selon la comptabilité d'exercice intégrale. À l'appui de la comptabilité d'exercice, le Manuel 2007-2008 du receveur général énonce que les sommes négociées au plus tard le 31 mars 2008, mais qui ne sont pas créditées par la Banque du Canada ou par une autre institution financière, sont classées comme étant des « fonds en transit » (FET). Pour l'exercice 2007-2008, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a déclaré des FET totalisant plus de 1,3 milliard de dollars.

Pour sa vérification annuelle de l'ASFC réalisée dans le cadre des Comptes publics du Canada, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) compte sur les travaux de vérification menés par la Direction de la vérification interne de l'ASFC à l'égard des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice et sur l'inscription des montants dans le bon exercice financier. La Direction effectue l'attestation financière touchant les procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice et la vérification indépendante du calcul des FET afin de donner l'assurance de la précision des FET déclarés par l'ASFC.

Objectif et étendue

L'objectif de la vérification consistait à donner l'assurance que les FET sont inscrits pour l'exercice approprié et à faire un suivi au sujet des résultats figurant dans le Rapport de vérification interne des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice 2006-2007 (vérification de 2006-2007). La vérification actuelle a été effectuée entre avril et juin 2008.

L'étendue de la vérification comprenait un suivi des plans d'action de la direction énoncés dans la vérification de 2006-2007 et un examen des opérations de l'exercice financier courant à la Direction générale du contrôle. Un échantillon de rapports sur les rapports des recettes des douanes (formulaire K10[ 1 ]) a été prélevé dans l'ensemble des huit bureaux régionaux de l'ASFC pour la période du 1er au 21 avril 2008[ 2 ]. Cette période d'échantillonnage était considérée comme la plus à risque dans l'analyse du champ « date de réception », car les recettes pouvaient avoir été inscrites pour le « nouvel exercice », alors qu'elles avaient en fait été reçues au cours de l'« exercice précédent ». Elles pouvaient donc avoir été incorrectement identifiées comme des transactions autres que des FET.

Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été planifiée et menée en conformité avec les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Opinion de la vérification

La vérification a révélé que les FET étaient bien inscrits pour l'exercice approprié, et que tous les plans d'action de la direction relatifs à la vérification de 2006-2007 avaient été mis en oeuvre.

Principales observations

Comme il est mentionné ci dessus, les FET étaient bien inscrits pour l'exercice approprié. La vérification a révélé un écart négligeable en ce qui a trait au montant des FET. La Direction générale du contrôle a aussi trouvé ce montant en application de ses méthodes d'échantillonnage. Aucun ajustement n'a été effectué concernant le montant des FET, car l'écart était considéré comme négligeable et a été trouvé après la date limite de rapport de fin d'exercice.

Concernant la vérification de 2006-2007, tous les plans d'action de la direction relatifs aux politiques et aux procédures, de même qu'à la formation et à la séparation des rôles, ont été mis en oeuvre. La Direction générale du contrôle a aussi mis en oeuvre des méthodes d'échantillonnage supplémentaires à utiliser au cours de l'application des procédures de calcul des FET afin de faciliter la validation des calculs des FET en fin d'exercice.

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Introduction

Contexte

La vérification des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice est une vérification annuelle menée par la Direction de la vérification interne de l'ASFC. Ce type de vérification est effectué depuis dix ans, car le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) compte sur les résultats de ces vérifications pour la vérification annuelle des Comptes publics du Canada.

Les recettes perçues annuellement par l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) totalisent environ 26 milliards de dollars. L'Agence utilise le Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) et les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) pour saisir les recettes déposées au crédit du receveur général du Canada.

On entend par « fonds en transit » (FET) les fonds publics reçus et négociables au plus tard le 31 mars, mais qui ne sont pas encore portés au crédit du receveur général du Canada[ 3 ] par la Banque du Canada ou une autre institution financière. À la fin de l'exercice 2007-2008, l'ASFC a déclaré des FET totalisant plus de 1,3 milliard de dollars.

Pour s'assurer que les recettes sont inscrites dans le bon exercice financier, la Direction générale du contrôle donne des directives aux points d'entrée et aux bureaux régionaux vers la fin de chaque exercice relativement au traitement des paiements en espèces reçus à la fin de l'exercice. Cette année, la Direction générale du contrôle a donné ses directives aux points d'entrée et aux bureaux régionaux le 26 février 2008, notamment pour expliquer comment saisir à l'écran G11 du SDSC[ 4 ] les paiements en espèces reçus, en portant une attention particulière au champ « date de réception ». Cette date est cruciale pour garantir que les recettes sont comptabilisées par l'ASFC dans le bon exercice.

Évaluation des risques

D'après l'évaluation préliminaire des risques, la vérification a identifié les secteurs à risque élevé suivants :

  • Le Rapport de vérification interne des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice 2006-2007 (vérification 2006-2007) a cerné des possibilités d'amélioration en ce qui a trait aux politiques et aux procédures, à la séparation de certains rôles et à la formation d'autres employés à l'égard des procédures de fin d'exercice. Il est possible que certains de ces enjeux subsistent encore au sein de la Direction générale du contrôle.
  • Il y a un risque que la date saisie dans le champ « date de réception » de l'écran G11 du SDSC ne soit pas exacte. Ceci devrait être examiné pour veiller à ce que les régions inscrivent bien les recettes dans le bon exercice financier.

Objectif et étendue de la vérification

L'objectif de la vérification était de donner l'assurance que les FET sont inscrits dans le bon exercice et de mener un examen de suivi des recommandations faites dans le cadre de la vérification de 2006-2007.

L'étendue de la vérification portait notamment sur la désignation des mesures correctives mises de l'avant par la Direction générale du contrôle à la suite des recommandations de la vérification de l'exercice précédent. Un examen des opérations de l'exercice courant a aussi été effectué à la Direction générale du contrôle en ce qui a trait aux procédures touchant les FET. Un échantillon de rapports sur les recettes des douanes (formulaires K10) a été prélevé dans l'ensemble des huit bureaux régionaux de l'ASFC pour la période du 1er au 21 avril 2008. La date limite du 21 avril a été utilisée, car il s'agit de la date de démarcation pour les régularisations. La période suivant la fin d'exercice est la plus à risque au moment d'analyser les données du champ « date de réception », car les recettes peuvent avoir été inscrites pour le nouvel exercice, alors qu'en fait, elles ont été reçues au cours de l'exercice précédent. Les sommes inscrites peuvent donc être identifiées comme n'étant pas des FET.

Tel qu'indiqué dans l'évaluation préliminaire des risques, les formulaires K10 dont les dates de réception correspondaient à des transactions de l'exercice précédent (du 29 au 31 mars 2008) n'ont pas été sélectionnés, comme pour la vérification de 2006-2007, puisque cette période était jugée à faible risque.

Stratégie et méthodes

Les méthodes utilisées pour réaliser la vérification comprenait les éléments suivants :

  • un examen des directives et des méthodes de la Direction générale du contrôle touchant la saisie des données de démarcation de l'encaisse, le rapprochement bancaire et le calcul des FET;
  • des entrevues avec les principaux intéressés concernant les procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice à la Direction générale du contrôle;
  • un examen des téléchargements du SDSC pour assurer l'exactitude des données inscrites dans les champs figurant à l'écran G11 et l'analyse d'un échantillon d'ensembles de rapports des recettes des douanes (68 ensembles K10, ayant chacun des recettes de 100 000 $ ou plus) pour comparer la date de réception réelle et la date inscrite dans le champ « date de réception »;
  • une vérification et un suivi des recommandations de la vérification de 2006-2007.

Critères de vérification

Les secteurs d'intérêt et les critères de vérification suivants ont été élaborés d'après les résultats de l'analyse de l'évaluation des risques :

Secteur d'intérêt Critères de vérification
Politiques et procédures, et surveillance des régions
  • Les politiques et les procédures relatives à la saisie des données de démarcation de l'encaisse des K10, au rapprochement bancaire et au calcul des FET sont toutes achevées et à jour.
  • Les procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice sont communiquées aux employés des régions, et bien comprises, afin d'assurer l'inscription adéquate des recettes.
Formation et séparation des fonctions
  • Une formation portant sur les procédures de calcul des FET a été dispensée à d'autres employés de la Direction générale du contrôle.
  • La séparation des rôles et des responsabilités associés aux procédures de rapprochement bancaire des employés de la Direction générale du contrôle est adéquate.
Inscription des recettes
  • La date qui apparaît dans le champ « date de réception » à l'écran G11 du SDSC correspond effectivement à la date à laquelle les paiements ont vraiment été reçus.

Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été planifiée et menée en conformité avec les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

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Opinion de la vérification

La vérification a révélé que les FET étaient bien inscrits pour l'exercice approprié et que tous les plans d'action de la direction relatifs à la vérification de 2006-2007 avaient été achevés.

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Constatations, recommandations et plan d'action de la direction

Comme il est mentionné ci dessus, les FET étaient bien inscrits pour l'exercice approprié. La vérification a trouvé un écart négligeable en ce qui a trait au montant des FET. La Direction générale du contrôle a aussi trouvé ce montant en application de ses méthodes d'échantillonnage. Aucun ajustement n'a été effectué concernant le montant des FET, car l'écart était considéré comme négligeable et a été trouvé après la date limite de rapport de fin d'exercice.

Concernant la vérification interne de 2006-2007, tous les plans d'action de la direction relatifs aux politiques et aux procédures, de même qu'à la formation et à la séparation des rôles, ont été achevés. La Direction générale du contrôle a aussi mis en oeuvre des méthodes d'échantillonnage supplémentaires qui seront utilisées au cours des procédures de calcul des FET pour faciliter la validation des calculs des FET en fin d'exercice.

Politiques et procédures

La Direction générale du contrôle a donné des directives aux régions concernant la saisie des données de l'encaisse en fin d'exercice, et les procédures relatives au rapprochement bancaire et au calcul des FET à la fin de l'exercice ont été mises à jour conformément aux plans d'action de la direction relatifs à la vérification de 2006-2007.

Procédures de fin d'exercice et directives sur la saisie des données de l'encaisse à l'intention du personnel régional

La Direction générale du contrôle a apporté des modifications à ses procédures de fin d'exercice, et ces procédures ont été distribuées au personnel régional, tel que le prévoyaient les plans d'action de la direction relatifs à la vérification de 2006-2007. La Direction générale a transmis des procédures de fin d'exercice aux bureaux régionaux, le 26 février 2008, accompagnées de directives sur la façon de saisir les données à l'écran G11 du SDSC en portant une attention particulière au champ « date de réception ». Ces directives ont aussi été mises à jour. On a ajouté un lexique des termes les plus souvent utilisés et une liste des fuseaux horaires régionaux, conformément aux suggestions présentées par les régions au cours des procédures de fin d'exercice en 2006-2007. La Direction générale du contrôle a aussi organisé des conférences téléphoniques, au besoin, pour mieux communiquer et faire connaître les exigences.

On avait joint un « certificat de réception » aux directives régionales pour s'assurer que les procédures de l'encaisse en fin d'exercice étaient parfaitement comprises. Chaque bureau devait signer le certificat et le renvoyer à la Direction générale du contrôle après avoir discuté des directives avec toutes les sections et les personnes visées (par exemple les surintendants, les superviseurs, les caissiers). Chaque bureau a été informé qu'il devrait signer le certificat et le retourner à la Direction générale du contrôle. La vérification a révélé que 119 des 200 bureaux avaient accusé réception des procédures en signant et en retournant le certificat avant la fin de l'exercice 2007-2008. En fait, la Direction générale a continué de recevoir des certificats des régions jusqu'à la fin de juin 2008. De plus, on a constaté que, dans certains cas, les procédures étaient examinées, mais que les certificats n'étaient pas retournés. D'après les entrevues menées auprès de la Direction générale du contrôle, les certificats de réception reçus des régions ne comprenaient ni commentaires, ni suggestions d'amélioration concernant les directives. Les résultats semblent indiquer que, dans l'ensemble, le processus entourant les certificats de réception n'est peut être pas l'outil de communication optimal pour assurer que les régions comprennent leurs rôles et leurs responsabilités concernant les procédures de fin d'exercice. Il est toutefois reconnu que cet outil permet de garantir qu'au sein des régions la responsabilité est évidente quant aux procédures de l'encaisse en fin d'exercice.

Les entrevues ont permis de préciser que la Direction générale du contrôle continuera de fournir des lignes directrices et de communiquer les procédures au moyen de conférences téléphoniques tenues avant la fin de l'exercice et de directives publiées. De plus, la version définitive du Manuel de Contrôle - Volume des finances, SCD - Procédures relatives au K10 dans le G11 est maintenant affichée sur le site intranet de l'ASFC. Ce manuel fournit des directives détaillées sur la façon de saisir les données d'un formulaire K10 à l'écran G11 du SDSC.

Procédures liées au rapprochement bancaire

La Direction générale du contrôle est chargée de faire le rapprochement de tous les versements effectués au nom du receveur général du Canada dans tous les bureaux régionaux de l'ASFC. Bien que le rapprochement soit principalement axé sur le Grand livre des recettes, la comptabilisation appropriée de tous les versements est assurée à l'aide de l'écran G11 du SDSC, d'outils et de diverses techniques.

La vérification révèle que les procédures sur le rapprochement bancaire ont été mises à jour et reflètent la mise en oeuvre du Grand livre des recettes, qui est entré en vigueur en janvier 2008.

Procédures liées au calcul des FET

Les plans d'action de la direction relatifs à la vérification de 2006-2007 signalaient que les procédures liées aux FET devaient être modifiées pour refléter la mise en oeuvre du Grand livre des recettes, et inclure un aperçu des procédures, une discussion des objectifs et une précision du partage des rôles et des responsabilités. La vérification a révélé que les procédures avaient été mises à jour en ce sens et reflétaient bien le plan d'action.

La vérification de 2006-2007 avait également révélé qu'il n'y avait aucune approbation écrite officielle du montant des FET à déclarer dans les Comptes publics du Canada. La vérification actuelle démontre que cette étape fait maintenant partie des procédures associées aux FET, conformément au plan d'action de la direction fourni par la Direction générale du contrôle.

La vérification avait aussi révélé que le montant de la fin de l'exercice 2007-2008 n'avait pas été officiellement approuvé par écrit comme l'exigeaient les procédures du calcul des FET établies. D'après les entrevues, la Direction générale du contrôle avait toutefois donné son approbation verbale à l'égard du montant des FET à déclarer dans les Comptes publics. La Direction générale du contrôle a communiqué de nouveau avec nous pour préciser qu'une nouvelle procédure serait mise en oeuvre pour que le directeur visé approuve par écrit toutes les balances des vérifications périodiques préparées, de même que les montants des FET déclarés en fin d'exercice.

Formation et séparation des fonctions

Les plans d'action de la direction relatifs à la formation d'employés supplémentaires sur les procédures liées aux FET et à la séparation des fonctions au sein de l'unité du rapprochement bancaire ont été achevés.

La vérification de 2006-2007 révélait qu'une seule personne à la Direction générale du contrôle avait une bonne connaissance des FET au moment de la vérification et que, si cette personne quittait l'Agence, il y aurait risque de perdre la mémoire institutionnelle, la continuité opérationnelle et la capacité fonctionnelle. Selon le plan d'action de la direction fourni par la Direction générale du contrôle, un autre employé devait recevoir de la formation d'ici la fin de l'exercice 2007-2008. La vérification actuelle démontre que deux employés de l'unité ont reçu une formation sur les procédures liées aux FET pour la fin de l'exercice 2007-2008.

La vérification de 2006-2007 avait révélé que les tâches relatives à la saisie des données de l'encaisse et aux activités de suivi étaient assignées à la même personne et que cette personne pouvait avoir accès à l'écran G11 du SDSC afin d'ajouter, de modifier et de supprimer de l'information K10 tout en appariant les versements aux relevés bancaires. La vérification actuelle a confirmé que la Direction générale du contrôle avait obtenu d'autres ressources pour effectuer le processus de rapprochement bancaire. Les fonctions sont maintenant séparées, et un analyste des recettes a été affecté à la région de l'ASFC et est responsable d'effectuer le rapprochement relatif à la région visée. Au moment de la vérification, tous les analystes des recettes avaient reçu une formation sur la fonction de saisie des données de l'encaisse. Dans le cas où une fonction explicite est requise pour une région donnée, la Direction générale du contrôle a mis en oeuvre un processus grâce auquel un autre analyste des recettes non responsable de cette région doit effectuer la saisie. La vérification a révélé que ce processus répond au plan d'action de la direction fourni dans le cadre de la vérification de 2006-2007.

Inscription des encaissements et méthodes de calcul des fonds en transit

En analysant les rapports des recettes des douanes K10, la vérification a noté un écart négligeable en ce qui a trait au montant des FET déclarés. En réponse à la recommandation de la vérification de 2006-2007, la Direction générale du contrôle a élaboré et mis en oeuvre des méthodes d'échantillonnage supplémentaires.

Dans le système G11 du SDSC, il faut remplir deux champs obligatoires, à savoir la « date de réception », soit la date où le paiement a été reçu dans les bureaux régionaux, et la « date de dépôt », soit la date où le montant a été déposé dans une institution financière. Les points d'entrée et les bureaux régionaux doivent faire bien attention lorsqu'ils comptabilisent et déclarent les montants reçus au plus tard le 31 mars comme étant « l'encaisse de l'exercice précédent », indépendamment de la date où ces montants ont été réellement déposés, afin que les FET soient indiqués et déclarés correctement. Il est important de noter que le système G11 affiche automatiquement ces montants au Grand livre des recettes en fonction de la date de saisie.

À la fin de chaque exercice financier, la Direction générale du contrôle utilise le Moteur de comptabilité d'exercice (MCE) pour calculer le montant des FET. Le MCE permet de calculer les ajustements requis des montants des recettes courantes afin d'obtenir les soldes comptables. Pour la période du 1er au 21 avril, le MCE a identifié les rapports des recettes des douanes K10 dans le Grand livre des recettes dont la date de réception était antérieure au 1er avril et dont les recettes avaient été inscrites pour l'exercice précédent. Le montant constaté par le MCE pour l'exercice 2007-2008 était de 1,3 milliard de dollars.

Idéalement, toutes les recettes et tous les dépôts sont correctement inscrits, et le MCE sélectionne tous les montants reçus avant le 1er avril en tant que transactions de l'exercice précédent. Cependant, comme des erreurs sont commises à la saisie des renseignements dans les points d'entrée et les bureaux régionaux, certaines recettes ont été saisies comme si elles avaient été reçues au cours du nouvel exercice, alors qu'elles avaient en fait été reçues au cours de l'exercice précédent. Le MCE n'est pas capable de séparer et d'identifier ces recettes en tant que FET, et le montant constaté selon la comptabilité d'exercice n'est pas exact. Une intervention manuelle est donc effectuée par la Direction générale du contrôle afin de relever les erreurs pouvant avoir une incidence sur le montant des FET déclarés en fin d'exercice.

Les méthodes d'échantillonnage utilisées pour la vérification comprennent l'examen de 68 ensembles de rapports de recettes des douanes K10 ayant chacun des recettes de 100 000 dollars ou plus pour la période du 1er au 21 avril 2008. Des documents ont été demandés aux huit régions de l'ASFC en vue d'un examen détaillé pour cerner toutes les erreurs possibles dans le champ « date de réception ». Les documents reçus affichaient la date réelle où les fonds avaient été reçus au point d'entrée ou au bureau régional de l'ASFC. L'indication première est le timbre apposé sur le document indiquant que les droits ont été acquittés et confirmant clairement la date de réception réelle, c'est-à-dire la date où la valeur en dollars a été reconnue comme reçue.

Au cours de l'examen des transactions, la vérification a révélé un écart négligeable en ce qui a trait aux montants déclarés par le MCE. Les rapports de recettes des douanes K10 contenant ces erreurs portaient une date de réception située entre le 1er et le 3 avril 2008, alors que les documents à l'appui fournis portaient une date de réception réelle située entre le 25 et le 31 mars 2008. Ces montants ont été considérés comme négligeables, compte tenu de la valeur totale du MCE de 1,3 milliard de dollars. La vérification a aussi révélé qu'un rapport de recettes de douanes K10 contenait des encaisses à la fois pour l'exercice précédent et le nouvel exercice. De plus, la vérification a révélé que des rapports de recettes de douanes K10 avaient été remplis pour une encaisse reçue sur deux jours différents au mois d'avril. Ces erreurs étaient peu fréquentes dans l'échantillon sélectionné et n'ont eu aucune incidence sur le montant des FET.

Dans le plan d'action de la direction relatif à la vérification de 2006-2007, la Direction générale du contrôle mentionnait qu'un échantillon supplémentaire serait prélevé dans les premiers jours du nouvel exercice et les derniers jours de l'exercice précédent. La vérification a révélé que cette méthode d'échantillonnage avait été utilisée. En outre, l'unité a effectué une analyse de l'identificateur de l'« exercice » et du champ « date de réception » à l'écran G11 du SDSC. L'identificateur de l'« exercice » change automatiquement le 1er avril et désigne clairement l'exercice au moment où l'encaisse est reçue. Cette analyse a été effectuée pour la période du 17 mars au 21 avril 2008 afin de cerner et ensuite de corriger toutes les erreurs soulevées. Les années précédentes, cette analyse était effectuée au cours des procédures de calcul des FET. La détection et la correction rapide ont toutefois permis d'obtenir un montant plus précis du MCE.

Les méthodes d'échantillonnage utilisées par la Direction générale du contrôle ont révélé un écart d'environ 2 millions de dollars, qui incluait le montant négligeable trouvé par la vérification. La Direction générale du contrôle a donc relevé tous les écarts trouvés dans l'échantillon de vérification. Aucune saisie manuelle n'a été faite pour rectifier le montant du MCE de 1,3 milliard de dollars, car les écarts trouvés se sont avérés négligeables. L'écart de 2 millions de dollars trouvé pendant l'exercice 2007-2008 est considérablement moins élevé que le montant relevé au cours de la vérification précédente de 2006-2007. Dans l'ensemble, ces résultats indiquent une amélioration en ce qui a trait aux procédures de saisie des données de l'encaisse au sein des régions. Ces résultats indiquent aussi que les directives et les activités de surveillance de la Direction générale du contrôle ont eu un effet positif.

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Annexe : Liste des sigles

Acronym Description
ASFC Agence des services frontaliers du Canada
BVG Bureau du vérificateur général du Canada
FET Fonds en transit
K10 Rapport des recettes des douanes
MCE Moteur de comptabilité d'exercice
SAE Systèmes administratifs d'entreprise
SDSC Système des douanes pour le secteur commercial
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Notes

  1. Les formulaires K10 font état de tous les dépôts, pertes et rajustements relatifs aux recettes des douanes. Cette information est saisie à l'écran G11 du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC). [ Retourne au texte ]
  2. Le 21 avril était aussi la date de démarcation sélectionnée par la Direction générale du contrôle pour les régularisations. [ Retourne au texte ]
  3. Manuel du receveur général, chapitre 14, Calendrier et procédures de fin d'exercice 2007-2008. [ Retourne au texte ]
  4. Système utilisé pour saisir l'information contenue dans les formulaires K10 (rapports sur les recettes des douanes). Cette information est consignée dans le Grand livre des recettes de l'Agence. [ Retourne au texte ]