Agence des services frontaliers du Canada
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Vérification de la gestion de l'information

Rapport de vérification interne
Octobre 2011

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Table des matières




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Sommaire

Contexte

La quantité de renseignements que l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) détient et doit gérer s'accroît chaque année. La capacité de gérer cette information efficacement afin qu'elle soit protégée et facilement utilisable est capitale pour les opérations de l'ASFC. La qualité de la gestion de l'information (GI) a une incidence sur tous les secteurs d'activité. La GI, dans la mesure où elle est efficace et permet aux employés de l'ASFC d'avoir accès à l'information dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, peut contribuer grandement à l'atteinte des objectifs de l'Agence.

L'ASFC a participé à une vérification horizontale interne de la GI effectuée en 2011 par le Bureau du contrôleur général (BCG). Cette vérification visait à aider les grands ministères et organismes à harmoniser leurs programmes de GI avec la législation, les politiques et les directives centrales. Le BCG est censé publier son rapport pangouvernemental sur la GI en décembre 2011.

Le présent rapport de vérification interne communique les résultats de cette vérification du point de vue de l'ASFC. Bien que ce rapport puisse comprendre des thèmes similaires à ceux du rapport pangouvernemental du BCG, une vérification interne de l'ASFC distincte a été effectuée afin de fournir plus de renseignements propres à l'ASFC que le rapport du BCG.

Importance de la présente vérification

La GI est un élément essentiel des activités opérationnelles de l'Agence. Elle joue un rôle central pour ce qui est de protéger adéquatement les renseignements confidentiels et de s'assurer que l'information importante pour la réalisation du mandat de l'ASFC et l'atteinte de ses objectifs opérationnels est facilement utilisable. Dans le profil des risques d'entreprise, la GI a été cotée comme un risque « élevé » pour l'Agence. Il a été noté que les problèmes liés à la collecte, à la classification, à l'organisation, à la récupération et à la destruction de l'information pouvaient entraîner des manques d'efficacité et nuire au processus décisionnel de l'Agence si des renseignements clés ne sont pas disponibles en temps opportun. De l'information incomplète ou erronée peut aussi compromettre la réputation de l'Agence et avoir des répercussions sur les causes judiciaires.

Objectifs et étendue de la vérification

La vérification avait pour objectif de donner l'assurance que le cadre de contrôle de gestion de la GI était en place et fournissait de l'information pertinente et accessible en temps opportun à l'appui de la prise de décisions à l'Agence.

La vérification en question se fondait sur les critères établis par le BCG pour sa vérification horizontale de la GI. De plus, la vérification a servi à évaluer le caractère adéquat du plan stratégique et du plan d'action de l'Agence pour la GI et à cerner les obstacles possibles à la capacité de l'Agence de mettre en œuvre un nouveau régime de GI. La majeure partie de l'information générée et gérée par l'Agence consiste en des données électroniques qui peuvent être classées comme étant des données structurées ou des données non structurées. L'étendue de la présente vérification se limite aux données non structurées.

Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Opinion de la vérification

Le cadre actuel de contrôle de gestion de la GI en est au stade initial de maturité. La direction a reconnu l'existence de problèmes qui devaient être réglés. Il n'existait pas de processus ou de pratiques de portée nationale, mais plutôt des approches locales de la GI se traduisant par une exposition à un risque modéré pour l'ASFC[ 1 ]. Par conséquent, il se peut que la direction ne dispose pas de renseignements pertinents et fiables en temps opportun pour appuyer la mémoire de l'organisation, les causes judiciaires et le processus décisionnel.

L'Agence a un plan stratégique de GI, qui est appuyé par un plan d'action triennal. La mise en œuvre réussie de ce plan devrait contribuer grandement à combler les manques d'efficacité.

Principales constatations

Les éléments fondamentaux de la gouvernance de la GI étaient en place. L'Agence avait un cadre de GI comprenant une vision et un plan stratégique, des comités de surveillance et un plan d'action triennal. Le plan d'action est financé pour le présent exercice, et l'approbation d'un financement ultérieur est subordonnée à l'examen du rendement et à la révision des prévisions. Bien que l'Agence dispose d'un bon plan pour la GI, le renforcement de la GI risque d'être entravé par un financement insuffisant.

Au moment de la vérification, l'Agence avait une petite équipe pour offrir les services de GI dans l'ensemble de l'organisation. La gestion de la Direction générale a reconnu le besoin de développer une capacité supplémentaire et a établi une stratégie de gestion des personnes. De plus, une méthode pour former les gestionnaires et les employés de l'ASFC en GI est élaborée en collaboration avec la Direction de la formation et de l'apprentissage.

Il n'existe pas de système électronique permettant à l'ASFC de gérer ses fonds de renseignements à l'échelle de l'organisation. La gestion de programme utilise des lecteurs communs pour stocker et gérer l'information en plus de tenir des dossiers papier. Un système électronique pour l'ensemble de l'organisation fait partie du plan d'action de 2013-2014.

En règle générale, les employés de l'ASFC n'étaient pas suffisamment au courant de la stratégie et du programme de GI ou de leur rôle concernant la gestion efficace de l'information. Des séances de sensibilisation ont été données aux employés au cours de la dernière année, et d'autres séances sont prévues pour 2011-2012. Toutefois, une approche efficace de la gestion du changement sera un facteur de succès clé de la mise en œuvre du nouveau programme de GI. À moins que l'Agence puisse mieux communiquer et expliquer les priorités en matière de GI et leur conformité à ses objectifs, il se pourrait que les employés n'intègrent pas les pratiques et les outils de GI – ce qui compromettrait l'investissement prévu dans la GI.

Recommandations

Le présent rapport comprend deux recommandations :

  • Élaborer un plan d'urgence au cas où le financement ne répondrait pas aux attentes établies pour les deux dernières années du plan d'action de la GI;
  • Élaborer une stratégie de gestion du changement pour appuyer la mise en œuvre du programme de GI.

Réponse de la direction

La Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie (DGIST) a examiné le rapport de vérification interne sur la GI et est d'accord avec les recommandations. Nous sommes également satisfaits de constater que le rapport de vérification appuie notre plan d'action de la GI visant à combler les manques d'efficacité et à développer le cadre de contrôle de gestion de la GI.

Lorsque l'ASFC a été créée en 2003, l'Agence était axée sur la maintenance de niveaux appropriés de sécurité à la frontière et sur la mise sur pied de l'organisme de l'ASFC. Le Programme de gestion de l'information a été établi au sein de la Direction générale du contrôle de l'ASFC par suite de la fusion de banques d'information liées à l'ASFC qui étaient auparavant gérées par trois organisations distinctes : l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) et Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Les anciens modèles organisationnels ont été préservés afin de permettre à l'Agence de se former et de se stabiliser.

En 2006, la Direction générale du contrôle a exécuté une Évaluation des capacités en matière de GI (ECGI) pour l'Agence. Les résultats ont indiqué que l'ASFC est jugée être au stade de maturité initial relativement à la GI. Il fallait encore établir une compréhension commune de la GI, son rôle dans la prise de décisions, l'exécution de programmes, la prestation de services et la responsabilisation au sein de la nouvelle Agence. En 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a publié une version révisée de la Politique sur la gestion de l'information, suivie de la nouvelle Directive sur la tenue de documents en 2009, qui ont conjointement créé un nouvel ensemble d'exigences pour les ministères et les organismes.

Depuis le transfert de la fonction de GI à la DGIST en avril 2009, engendrée par le Programme de changement, le programme de GI planifie beaucoup tout en aidant les directions générales à assumer leurs responsabilités en matière de GI. Le programme a maintenant une structure organisationnelle approuvée avec des processus de dotation en cours pour mettre en valeur notre potentiel en ressources. La prestation de la stratégie de GI comprendra trois piliers : la gouvernance de la GI; la planification et la mise en œuvre stratégiques de la GI; les pratiques de GI. Jusqu'à maintenant, la Division de la gestion de l'information intégrée a établi la gouvernance de la GI, qui comprend une représentation des régions et de l'Administration centrale, a reçu l'approbation pour la Politique sur la gestion de l'information révisée et a intégré son plan avec les intervenants clés (p. ex. le Plan d'action pour la gestion de la frontière et le Plan des technologies stratégiques). Ce positionnement stratégique aidera à l'exécution des meilleurs pratiques en GI, contribuera à la conformité à la politique et encouragera la planification de la GI en tant que partie intégrante de l'exécution de programmes et de la prestation de services.

Le plan d'action de la première année consiste principalement à édifier les fondements de la GI, ce qui comprend la politique révisée, des communications sur la GI, un travail de sensibilisation et la formation des employés et un plan de classification fonctionnel qui aidera tous les secteurs d'activité à capturer, à organiser et à classer les renseignements concernant les valeurs de l'ASFC. Le programme de GI est financé pour le présent exercice en partie par le fonds d'investissement de l'Agence. Le plan d'urgence pour la GI tiendra compte des répercussions sur le plan d'action de la GI dans l'éventualité où le financement ne répondrait pas aux attentes établies pour les investissements non renouvelables et les coûts permanents.

Le programme de GI apporte des changements importants aux activités quotidiennes des employés de l'Agence. Les stratégies de communication et de sensibilisation sur la GI sont des éléments de base requis pour gérer les attentes des employés et le changement. Une stratégie de gestion du changement sera élaborée pour appuyer la mise en œuvre graduelle du programme de GI, y compris une description du changement, les moteurs et les raisons convaincants pour le changement, les facteurs critiques de succès et les implications pour l'Agence et une liste des activités avec un calendrier. Maintenant que le modèle de service de la région de la capitale nationale a été approuvé, le programme commence à s'engager avec les régions pour élaborer le Modèle d'affectation des ressources régional et pour assurer que les changements découlant de la mise en œuvre du programme sont durables.

Le Programme de GI continuera à évoluer et à élargir sa vision pour assurer que les exigences en GI soient identifiées et comblées pendant la conception et la refonte du système de technologie de l'information et du programme de l'ASFC. Ceci assurera que tous les produits d'information de l'ASFC, y compris les données structurées (c.-à-d. les données qui sont produites et mémorisées dans nos bases de données) et non structurées (c.-à-d. courriers électroniques, feuilles de calcul, documents en format MS Word), soient saisies et gérées d'une manière disciplinée. Ceci assurera aussi que l'ASFC respecte les nouvelles exigences du SCT tout en favorisant le partage efficace d'information avec des partenaires et des cibles de développement durable à l'appui de la réduction du papier.

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Introduction

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1.1 Contexte

Une saine gestion de l'information (GI) est essentielle pour s'assurer que l'information et les documents sont traités comme des biens de grande valeur qui aident une organisation à prendre des décisions et à offrir ses programmes et ses services. L'information joue un rôle crucial en ce qui concerne la souplesse d'une organisation, son rendement, ainsi que la collaboration et la communication internes et externes.

De façon systématique, le programme et les pratiques de GI de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) n'ont pas été à la hauteur des objectifs et des exigences du gouvernement en matière de GI. Dans la ronde VIII des évaluations fondées sur le Cadre de responsabilisation de gestion de 2011, l'Agence a obtenu la cote « possibilité d'amélioration » pour la GI. Des rapports du Bureau du vérificateur général et du Commissariat à l'information ont aussi noté des lacunes qui devaient être corrigées.

L'ASFC a participé à la vérification interne horizontale de la GI effectuée en 2011 par le Bureau du contrôleur général (BCG). Cette vérification visait à aider les grands ministères et organismes à harmoniser leurs programmes de GI avec la législation, les politiques et les directives centrales. Le BCG est censé publier un rapport pangouvernemental sur la gestion de l'information en décembre 2011 qui abordera les questions liées aux succès et aux défis de la GI dans l'ensemble de l'administration publique. Même si le rapport du BCG ne nommera pas de grands ministères ou organismes en particulier, des recommandations seront formulées sur les systèmes partagés du gouvernement, les rôles et les responsabilités, ainsi que la gestion de l'information tout au long de son cycle de vie.

Le présent rapport de vérification interne communique les résultats de ces évaluations du point de vue de l'ASFC. Le Comité de vérification de l'ASFC a approuvé pour 2011-2012 une vérification interne de la gestion des fonds de renseignements du gouvernement dans le cadre du plan de vérification pluriannuel axé sur les risques. Bien que ce rapport puisse comprendre des thèmes similaires au rapport pangouvernemental du BCG, un rapport distinct a été produit pour fournir plus de détails spécifiques à l'ASFC qu'il n'y aurait dans le rapport du BCG.

Le plan stratégique de l'Agence pour la GI de 2010 sert de point de départ à l'Agence pour instaurer un programme de GI grandement amélioré d'ici trois ans. Le plan d'action proposé pour la GI prévoit une mise en œuvre étalée sur les trois prochaines années[ 2 ]. Les activités liées au respect de la Directive sur la tenue de documents devraient débuter en 2011-2012. Le plan stratégique de la GI sera révisé régulièrement suivant les besoins et sera étendu à d'autres zones d'application de la GI comme les données structurées des systèmes.

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1.2 Évaluation des risques

La GI à l'ASFC a une incidence sur tous les secteurs d'activité et est un élément clé de l'atteinte des objectifs de l'Agence. L'information produite dans l'ensemble de l'Agence s'accroît cumulativement chaque année. Sans la capacité de gérer efficacement cette information, l'ASFC pourrait perdre sa capacité de trouver et de récupérer l'information de façon organisée et en temps opportun. Les difficultés suivantes ont été recensées lors de la planification de la présente vérification :

  • l'accessibilité à l'information et la gestion des connaissances pour la prise de décisions en temps opportun;
  • l'harmonisation des priorités en matière de GI avec les objectifs de l'Agence;
  • la reconnaissance de l'information dans la culture organisationnelle comme étant un bien important qui doit être géré;
  • la disponibilité des ressources et la capacité de l'Agence de mettre en œuvre le programme de GI tel qu'il est décrit dans le plan stratégique de la GI et l'analyse de rentabilisation connexe.
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1.3 Objectifs et étendue de la vérification

La vérification avait pour objectif de donner l'assurance que le cadre de contrôle de gestion de la GI était en place et fournissait de l'information pertinente et accessible en temps opportun à l'appui de la prise de décisions à l'Agence.

La vérification a servi à évaluer le caractère adéquat du plan stratégique et du plan d'action de l'Agence pour la GI et à cerner les obstacles possibles à la capacité de l'Agence de mettre en œuvre un nouveau régime de GI. La majeure partie de l'information générée et gérée par l'Agence consiste en des données électroniques qui peuvent être classées comme étant des données structurées[ 3 ] ou des données non structurées[ 4 ]. L'étendue de la présente vérification se limite aux données non structurées. 

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1.4 Stratégie et méthodes

Les activités de vérification ont été effectuées de février à avril 2011. La présente vérification se fonde sur les critères et les secteurs d'intérêt déterminés par le BCG pour sa vérification horizontale de la GI. Seize entrevues ont été effectuées avec des cadres et des gestionnaires du programme de GI. Les constatations se fondent aussi sur l'examen et l'analyse de documents clés liés au cadre et au plan du programme de GI.

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1.5 Critères de vérification

Le tableau suivant indique les critères de vérification et les trois secteurs d'intérêt correspondants :

Secteur d'intérêt Critère de vérification
1. Politique et gouvernance L'ASFC doit avoir des structures de gouvernance appropriées – y compris des plans, des politiques et des ressources – pour gérer l'information de manière adéquate.
2. Personnes et capacité L'Agence doit avoir suffisamment de ressources dotées des compétences requises pour appuyer la prestation des services de GI.
3. Approche de la GI Les employés de l'Agence doivent gérer leur information d'une manière qui tient compte de son caractère confidentiel et de son importance pour les opérations de l'ASFC.
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1.6 Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

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2.0 Opinion de la vérification

Le cadre actuel de contrôle de gestion de la GI en est au stade initial de maturité. La direction a reconnu l'existence de problèmes qui devaient être réglés. Il n'existait pas de processus ou de pratique de portée nationale, mais plutôt des approches locales de la GI se traduisant par une exposition à un risque modéré pour l'ASFC[ 5 ]. Par conséquent, il se peut que la direction ne dispose pas de renseignements pertinents et fiables en temps opportun pour appuyer la mémoire de l'organisation, les causes judiciaires et le processus décisionnel.

L'Agence a un plan stratégique de GI, qui est appuyé par un plan d'action triennal. La mise en œuvre réussie de ce plan devrait contribuer grandement à combler les manques d'efficacité.

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3.0 Constatations, recommandations et plans d'action

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3.1 Politique et gouvernance

L'Agence doit avoir des structures de gouvernance appropriées pour appuyer efficacement une stratégie de GI et les résultats de la GI. Il faut donc des plans, des politiques et des ressources pour gérer l'information de manière adéquate.

La vérification a permis de constater que l'ASFC respectait ce critère.

La vérification a permis de constater que les éléments fondamentaux de la gouvernance étaient en place. Le modèle de gouvernance de l'ASFC met l'accent sur la planification et la coordination stratégiques pour répondre aux exigences croissantes de la GI. Des structures de gouvernance et de responsabilisation de la GI étaient en place, et des représentants de la fonction de GI participaient aux comités de gouvernance et d'approbation à l'échelle de l'organisation.

L'Agence a élaboré un cadre de la GI comprenant une vision et un plan stratégique, qui a été approuvé en février 2010. Le plan stratégique de GI était directement lié aux plans à moyen et à long termes de l'ASFC et à son orientation opérationnelle. De plus, il exposait les objectifs et fournissait une feuille de route permettant à l'Agence de respecter les exigences du gouvernement en matière de GI. L'ASFC a aussi élaboré une analyse de rentabilisation en janvier 2011 et un plan d'action triennal connexe.

Il existait des mécanismes de surveillance, y compris des mises à jour des comités de gouvernance de l'ASFC, dont le groupe de travail de la GI, le sous-comité de la GI, le Comité permanent de l'information, des sciences et de la technologie (CPIST) et le Comité de la haute direction. Le CPIST devrait recevoir des mises à jour trimestrielles sur le plan d'action triennal de la GI, qui a été approuvé par le Comité de la haute direction. Au moment de la vérification, la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie (DGIST) prévoyait élaborer des indicateurs de rendements clés pour la GI. Ces indicateurs seront intégrés au tableau de bord de la gestion du rendement à l'intention du Comité de la haute direction en 2011-2012.

L'Agence révisait sa politique sur la GI pour s'assurer qu'elle tient compte de la restructuration de l'organisation et des diverses exigences des organismes centraux. Cette révision clarifiera les principes, les rôles et les responsabilités concernant la GI à l'ASFC. Plus précisément, elle permettra à l'Agence de répondre aux attentes du Cadre de responsabilisation de gestion.

Le financement requis pour le nouveau plan stratégique et le nouveau plan d'action pour la GI est estimé à 1,49 million de dollars, 3,8 millions de dollars et 4,6 millions de dollars pour l'exercice en cours et les deux exercices suivants. Au moment de la vérification, le financement avait été alloué pour la mise en œuvre de la stratégie de GI au cours de la première année seulement. Ce financement s'ajoute au budget actuel de 935 000 $ de la Division de la gestion de l'information intégrée. L'approbation d'un financement ultérieur est subordonnée chaque année à l'examen du rendement et à la révision des prévisions. Par conséquent, il se pourrait qu'une quantité insuffisante de ressources soit allouée au programme de GI en raison d'autres investissements prioritaires. Les conséquences sont que l'élan donné à la mise en œuvre du programme de GI pourrait être perdu et que l'Agence pourrait être dans l'incapacité d'établir la fonction de GI comme prévu.

Recommandation :

  • 1. La vice-présidente de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, en collaboration avec le vice-président de la Direction générale du contrôle, doit élaborer un plan d'urgence au cas où le financement ne répondrait pas aux attentes pour les deux dernières années du plan d'action de la GI.
Plan d'action de la direction Date d'achèvement
Le directeur général de la Direction de l'architecture intégrée et de la gestion de l'information, DGIST, aura la responsabilité de produire un plan de projet d'urgence approuvé :
  • évaluer une source de financement de rechange comme les activités de base et les projets;
  • évaluer les scénarios et réviser l'établissement du calendrier des résultats attendus et du plan d'action;
  • évaluer les répercussions sur le rendement et les engagements de l'Agence;
  • produire des rapports et exercer une surveillance dans le cadre de la structure de gouvernance;
  • continuer de travailler avec la Direction générale du contrôle pour faire progresser le financement des investissements non renouvrables et le financement courant.

février 2012

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3.2 Personnes et capacité

L'Agence doit avoir suffisamment de ressources dotées des compétences requises pour appuyer la prestation des services de GI. Cela comprend le perfectionnement de l'effectif en vue d'avoir la capacité d'atteindre les objectifs de GI de l'Agence. 

La vérification a permis de constater que l'Agence respecte en partie l'exigence « personnes et capacité ».

Au moment de la vérification, la Division de la gestion d'information intégrée, qui est le bureau de première responsabilité de la GI, comptait cinq employés affectés à la GI et sept employés affectés à la salle des dossiers pour offrir des services à l'ensemble de l'Agence. La formation des employés affectés à la GI en 2010-2011 était axée sur les cours du gouvernement du Canada offerts par l'École de la fonction publique du Canada. La direction a reconnu le besoin d'ajouter 20 employés pour mettre en œuvre le programme de GI au cours des trois prochaines années. Il est à noter que la Direction générale a élaboré une stratégie préliminaire de gestion des personnes pour 2011-2014.

La vérification a permis de constater que la Division de la gestion d'information intégrée offre des séances de sensibilisation sur la GI à l'Administration centrale et dans les régions. Selon la documentation, 475 employés ont assisté à ces séances en 2010-2011. Selon la rétroaction fournie par les participants, ceux-ci ont jugé que ces séances étaient pertinentes et utiles. La direction du programme nous a avisés que ces séances se poursuivront en 2011-2012 et qu'elles font partie du plan d'action. De plus, le programme de GI travaille avec la Direction de la formation et de l'apprentissage de l'ASFC pour intégrer la GI à un programme d'apprentissage de base s'adressant aux employés de l'ASFC.

Aucune recommandation n'a été formulée pour l'exigence « personnes et capacité », car la vérification a permis de conclure que le plan stratégique et le plan d'action pour la GI devraient combler les lacunes constatées.

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3.3 Approche de la gestion de l'information

Les employés de l'Agence doivent gérer leur information d'une manière qui tient compte de son caractère confidentiel et de son importance pour les opérations de l'ASFC. Par conséquent, les ministères doivent élaborer une architecture et des processus d'information tenant compte de leurs risques liés à la GI et de leurs exigences opérationnelles. De plus, ils doivent avoir des pratiques de tenue de documents et des outils de GI communs pour que l'information soit exacte, accessible et obtenue en temps opportun.

Ce critère n'était pas respecté.

Classification des dossiers

Une condition préalable pour organiser et gérer l'information efficacement consiste à développer un système pour la classification des documents. Il est essentiel d'avoir un tel système pour que les employés puissent stocker et récupérer l'information rapidement et efficacement.

La vérification a permis de constater que les plans de classification des dossiers de l'Agence étaient définis en fonction de l'organisation et du sujet. Il y avait des autorisations de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) de conserver et de disposer de documents opérationnels et de tous les documents administratifs, à l'exception de quelques secteurs. L'ASFC a demandé à BAC de terminer ses autorisations de conserver et de disposer de documents en 2011-2012. La GI travaille avec les directions générales et les régions pour mettre en œuvre les plans de classification fonctionnelle de l'Agence en vue de respecter les exigences en matière de GI et les besoins opérationnels. Les employés interrogés ont indiqué que certains secteurs de l'Agence classifiaient et communiquaient l'information qu'ils produisent au moyen d'une structure de classification et que l'information était habituellement réservée à leur propre usage.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, la DGIST a donné des séances de sensibilisation sur les documents et la GI dans les régions et continue d'en donner au personnel de l'Administration centrale. Ces séances fournissent de l'information générale aux employés dans des domaines comme les objectifs en matière de GI, les responsabilités, la classification de sécurité de l'information, le cycle de vie, les documents et les ressources, ainsi que les plans de classification. Tous ces éléments sont essentiels au renforcement de la GI dans l'ensemble de l'organisation.

Gestion des documents

Les systèmes électroniques sont le moyen privilégié pour produire, utiliser et gérer l'information.

L'ASFC ne dispose pas d'un système électronique en particulier pour gérer ses fonds de renseignements de façon uniforme dans les bureaux de l'Administration centrale et des régions. La direction du programme utilise des lecteurs communs pour stocker et gérer l'information électronique en plus de tenir des dossiers papier. La direction a reconnu le besoin d'avoir un système électronique pour respecter les normes du gouvernement, et un système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE) fait partie du plan stratégique et du plan d'action pour la GI de 2013-2014.

Selon le plan stratégique et le plan d'action pour la GI, les activités liées au respect de la nouvelle Directive sur la tenue de documents du gouvernement débuteront en 2011-2012. Cette directive exige que l'ASFC, entre autres choses, classifie systématiquement l'information qu'elle détient en fonction de son caractère confidentiel et de son importance pour ses opérations et qu'elle gère cette information en conséquence. Le respect de ces exigences représente beaucoup de travail. Par exemple, il faut convertir les documents papier à un format électronique au besoin et reclassifier l'information et la gérer tout au long de son cycle de vie. Ces activités faciliteront l'accès à tous les renseignements, la protection adéquate de ces derniers en fonction de leur importance, ainsi que leur exhaustivité et leur exactitude aux fins du processus décisionnel et des opérations.

Gestion du changement

Dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau programme de GI, il faudra, entre autres, informer et former les gestionnaires et les employés sur le rôle et l'importance de la GI à l'Agence. Selon les entrevues que nous avons menées, les gestionnaires et les employés n'étaient généralement pas au courant de la politique et des procédures en matière de GI, de l'importance de gérer l'information de l'organisation et des plans visant à donner des séances de sensibilisation sur la GI.

À mesure que le changement sera planifié et mis en œuvre, il sera important de consulter les personnes les plus touchées et de demander aux gestionnaires de l'organisation d'effectuer les modifications de programme requises.

Des consultations et des communications appropriées seront essentielles à l'instauration de pratiques de GI uniformes à l'échelle nationale, à la coordination des activités de GI de l'Administration centrale et des régions et à l'exécution d'un programme de GI efficace. Sans cela, il se pourrait que les gestionnaires et les employés de l'ASFC ne mettent pas en œuvre le nouveau régime de GI comme prévu.

Au cours de la vérification, il a été noté que la direction a reconnu le besoin d'avoir une stratégie de gestion du changement. Il est important d'avoir une telle stratégie pour faire face aux changements qui auront lieu lorsque les nouveaux processus, outils et technologies seront adoptés. Plus précisément, la stratégie doit :

  • concentrer les efforts sur la communication, la formation et la sensibilisation;
  • reconnaître les possibilités liées à la GI, comme l'élimination des pratiques inefficaces et des politiques désuètes;
  • s'intéresser à de nouvelles façons d'adopter les pratiques exemplaires de l'industrie.

Au moment de la vérification, l'élaboration d'une stratégie de gestion du changement pour la GI en était au stade préliminaire.

Recommandation :

  • 2. La vice-présidente de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie doit élaborer une stratégie de gestion du changement pour appuyer la mise en œuvre du programme de GI.
Plan d'action de la direction Date d'achèvement

Le directeur général de la Direction de l'architecture intégrée et de la gestion de l'information, DGIST, précisera l'approche générale nécessaire pour que la mise en œuvre de la GI devienne une priorité et devra s'engager fortement au changement à l'ASFC.

La stratégie de gestion du changement évaluera la réceptivité au changement de l'Agence et mettra l'emphase appropriée à changer les pratiques de GI pour récolter la prestation intégrale de la GI. Le plan comprendra tous les aspects de la mise en œuvre de la GI, y compris :

  • une description du changement, des moteurs et des raisons convaincants pour le changement;
  • une analyse de la situation actuelle et du contexte du changement;
  • une description de la vision axée sur le changement et les résultats désirés (les avantages que la GI aura pour les agents, les gestionnaires hiérarchiques et les cadres supérieurs dans leur environnement);
  • les facteurs critiques de succès et les implications pour l'Agence – étendue (qui, combien, où), les impacts sur les gens (qui, comment), la réceptivité au changement, les risques, le calendrier, la portée pertinente de la GI pour les indicateurs de rendement clés (au niveau des DG), etc.;
  • une feuille de route bien définie des rôles des intervenants et des parrains en ce qui concerne la planification, la gestion et la mise en œuvre du changement (p. ex. des équipes de mise en œuvre zélées qui intègrent des compétences en affaires, en GI et en gestion du changement de même que des responsables en gestion de programme);
  • un calendrier compréhensif et le plan/la stratégie afin d'assurer que l'Agence fasse des progrès en vue de son environnement et de ses procédés opérationnels futurs;
  • des plans détaillés des activités de gestion du changement (plan de communications pour augmenter la sensibilisation et pour établir une communication bilatérale; plan d'apprentissage et de formation; plan de gestion des risques et plan de mobilisation; plan d'encadrement);
  • des examens réguliers, de la surveillance et des rapports au besoin.
décembre 2011



Notes

  1. Le risque est « modéré » lorsque des contrôles clés ne fonctionnent pas comme prévu, sont mal conçus ou sont inexistants et que le risque n'est pas sans conséquence. Toutefois, il existe des contrôles compensatoires. Une mesure corrective est requise pour éviter que l'on se fie uniquement à des contrôles compensatoires et pour s'assurer que les contrôles sont rentables.   [Retourne au texte]
  2. Le plan d'action proposé pour la GI comprend quatre phases :
    • La phase 1, établissement des fondements de la GI (2011-2012), comprend la mise en œuvre du nouveau plan de classification fonctionnelle pour les employés, l'approbation des autorisations de déclassement des documents de l'ASFC, la sélection des outils et la mesure de l'efficacité du programme.
    • La phase 2, mise en place des fondements de la GI (2012-2013), comprend la mise en œuvre des outils et de la formation. Les outils faciliteront la saisie et la récupération des ressources de l'ASFC en matière d'information ayant une valeur opérationnelle, ainsi que l'accès à celle-ci.
    • La phase 3, opérationnalisation/intégration (2013-2014), comprend la conversion et la mise en œuvre des outils pour le respect de la législation, de la politique et de la Directive sur la tenue de documents.
    • La phase 4, maintenance continue (2014-2015).
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  3. Les données structurées représentent l'information générée par les systèmes d'entreprise comme le SAP ou PeopleSoft. Il existe de nombreux contrôles pour gérer les risques liés à ce type d'information.  [Retourne au texte]
  4. Les données non structurées comprennent les documents de travail comme les plans de projet, les feuilles de calcul, les courriels et les comptes rendus des décisions. La gestion de ces données comporte des risques similaires, mais les contrôles sont souvent beaucoup moins structurés et de nature ponctuelle. Ces données servent souvent de fondement à la prise de décisions critique.  [Retourne au texte]
  5. Le risque est « modéré » lorsque des contrôles clés ne fonctionnent pas comme prévu, sont mal conçus ou sont inexistants et que le risque n'est pas sans conséquence. Toutefois, il existe des contrôles compensatoires. Une mesure corrective est requise pour éviter que l'on se fie uniquement à des contrôles compensatoires et pour s'assurer que les contrôles sont rentables.  [Retourne au texte]